13 октября 2024 г. |
||
|
Рекомендации по документированию управленческой деятельности для государственных и муниципальных служащих1. Общие положения 1.1. О понятиях "документ" и "служебный документ" Слово "документ" происходит от латинского documentum,что означает "поучительный пример, способ доказательства". В русский язык слово "документ" вошло в обиход в петровскую эпоху; документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства, историк рассматривает документ как исторический источник, кибернетик-документалист видит в нем носителя информации вообще, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений. Как бы там ни было, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи. Документ - это средство закрепления информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, в основу понятия ?документ? положена та особенность документов, которая вытекает из общности их свойств и назначения. Наиболее общей и основной функцией документов является информационная функция. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения или предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей. Документы используют для передачи информации во времени и на расстояние. Документная информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и дачи указаний и т.д. Документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности, контроля исполнения, трудовой дисциплины. Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие - а к ним можно отнести практически любой документ - наделяются юридической функцией в случаях использования их в качестве доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. Содержание |