2.6. Правила оформления служебных документов

Текст документа печатают через полтора интервала. Через один интервал можно печатать тексты документов формата А5. Тексты документов, которые готовятся к изданию типографским способом, печатают через два интервала. Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять знаков от границы левого поля.

Документы со сроком хранения до трех лет можно печатать на обеих сторонах листа.

В документах объемом две и более страниц вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.

Текст документа излагают от третьего или от первого лица: Министерство считает возможным... В соответствии с решением... приказываю...

Составные элементы даты приводят в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Наиболее рациональным следует признать обозначение всех частей даты арабскими цифрами:

8 марта 2003 года - 08.03.2003

15 июля 2002 года - 15.07.2002

21 декабря 2002 года - 21.12.2002.

Допускается пропуск двух первых цифр обозначения года в том случае, если нет опасности однозначного толкования даты, например 23.08.2003.

В актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, можно применять словесно-цифровой способ оформления дат: 23 августа 2003 года.

Унифицированы требования к языку и стилю документов, оформлению цифровых данных. Необходимо, например, помнить, что для обозначения одного и того же понятия не следует применять различные термины, а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных в русском языке.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, наименований лиц, должностей, учреждений и т.д.

Современную деловую речь трудно представить себе без употребления специальных слов и разного рода названий, которые нередко записываются сокращенно. Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются:

1. Названия единиц измерения (при цифрах):

2. Наименование должностей и званий (при фамилии): заведующий - зав. академик - акад. заместитель - зам. член-корреспондент - чл.-кор. профессор - проф. исполняющий обязанности - и.о. помощник - пом. и т.д.

3. Различные обозначения: область - обл. (при названии) железнодорожный - ж.-д. город - г. (при названии) сельскохозяйственный - с.-х. село - с. (при названии) другой (другие) - др.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций, предприятий. Некоторые из них настолько утвердились, что стали самостоятельными словами. Сокращенные наименования учреждений могут быть образованы:

1. По первым буквам полного наименования - МГУ,ИвГЭУ

2. По слоговому принципу - Минздрав, колхоз

3. Смешанным способом - ВНИИстройдормаш, Гипрохолод

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста.

При использовании всевозможных сокращений следует соблюдать ряд условий:

1. Сокращенные написания должны быть понятны читателю. Например, слова бук. Бух. известны только специалистам (бук. - буксир, бух. - бухта).Однако документ, в котором специалист употребил слово в сокращенном виде (письмо, отчет, проект и т.д.),может быть предназначен для очень широкого круга лиц. Необходимо заменить такое сокращение полным написанием, либо расшифровать сокращение в скобках.

2. Сокращение не должно оказаться в таком контексте, в котором оно должно пониматься двояко. Например, слово товарищ принято записывать как т. в середине предложения и как Тов. в начале предложения ( в этом случае Т. может быть понято как инициал): передать т. Иванову; Тов. Иванову обеспечить...

3. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращенными написаниями "снижает" официальный тон документа.

4. Недопустимо, когда автор служебного документа, стремясь к экономии времени и места, или сокращает такие слова и словосочетания, которые не принято сокращать, или сокращает слово так, что его нельзя понять.

5. Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово район и р, ,и р-н.

6. Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, а также слова миллиард, миллион, тысяча и т.п., рубль, копейка, если они употребляются без цифр и не в таблицах. Исключение составляют единицы физических величин в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

7. Нельзя заменять слова буквенными обозначениями. Неправильно: l рабочей части (следует: длина рабочей части) развертки 50 мм.

8. Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.п. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

9. Недопустимо использовать математический знак "минус" перед отрицательными значениями величин; его следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.