2.3. Способы изложения материала в служебном документе

Наиболее общее требование, определяющее специфику изложения в деловых, научных и публицистических текстах, заключается в следующем: изложение должно вестись по четко продуманному плану: .ни в общем плане изложения, ни в переходах от одной части к другой, ни в отдельных формулировках не должны нарушаться законы логики.

По способу изложения принято выделять три вида текстов: повествование, описание, рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях (фактах общественной жизни, поступках людей, явлениях природы и т.д.) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в реальной действительности. Повествование как тип изложения широко используется в таких служебных документах, как автобиография, некоторые виды протоколов и отчетов, информационные сообщения и заметки и т.д.

В описании характеризуется явление (предмет, лицо, событие) путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Обычно описание включает в себя и общую характеристику явления, которая конкретизируется и обосновывается элементами описания. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе - отчете, акте, приказе, постановлении и т.д.

В тексте, называемом рассуждением, логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение.

В текстах документов могут встретиться различные виды рассуждений: основанные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или суждения и др.

Документы сложного состава, как правило, представляют собой тексты смешанных типов. В служебных документах повествование, описание и рассуждение очень часто дополняют одно другое. Поэтому составителю и редактору документов важно знать требования, предъявляемые к каждому типу изложения материала.

1. В повествовании важно выделить узловые события, наиболее существенные факты и детали. При этом следует учитывать, что протяженность события во времени и степень его важности не всегда находятся в прямой связи. Например, выступление на собрании может быть многословным, но малосодержательным и, напротив, лаконичным, но весьма емким по смыслу.

Последовательность изложения в повествовании подчиняется хронологическому принципу. Отступление от этого принципа возможно, например, когда необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Однако такие отступления должны быть логически оправданными, мотивированными содержанием текста.

2. Работая над текстом, содержащим описание, следует обращать внимание на то, чтобы элементы описания раскрывали действительно важные признаки предмета. Элементы описания принято располагать в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь обычно рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и в данных условиях. Например, рекомендуя работника на новую должность, прежде всего нужно отметить уровень его профессиональной подготовки, инициативность и самостоятельность в принятии решений, активность в общественной жизни и т.д. Такие же признаки, как личные склонности, увлечения и т.п., вполне могут быть или вообще оставлены без внимания, или рассматриваться в последнюю очередь. Однако, когда речь пойдет, например, о принятии в команду баскетболистов нового игрока, первыми вопросами, которые зададут тренеры этой команды, будут такие: каков возраст этого игрока? рост? вес? прыгучесть? и т.д. Расположение сведений в порядке их важности позволяет читателю или слушателю быстрее составить общее представление о предмете.

3. В рассуждении обычно что-либо обосновывается, доказывается. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая логическая форма мысли, как доказательство. Последовательность изложения материала в рассуждении обычно определяется структурой доказательства.

Различают два основных вида доказательства: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих рассуждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Аналогичным может быть и порядок изложения материала в рассуждении.

Однако сам по себе тип доказательства (индуктивное или дедуктивное)которое кладется в основу рассуждения, можно рассматривать лишь как формальную основу последовательности изложения в рассуждении. Главное заключается в том, чтобы доказательства, а, следовательно, и рассуждения были безупречными с точки зрения законов логики. Неправильное расположение материала в рассуждении (как виде текста)обычно связано с теми логическими ошибками, которые допускаются в доказательствах (как форме мысли).