2.2. Композиционные особенности служебных документов. Форма документа

Композиционные особенности служебных документов определяются их формой, являющейся совокупностью элементов оформления и содержания, в которой закрепляются:

1.Состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающий его юридическую и практическую полноценность.

2.Логическая схема документа, т.е. такое взаимное расположение его частей, которое дает наибольшее удобство в работе с документом.

Тексты организационно-распорядительных и нормативно-правовых актов состоят, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания акта. Если основанием к изданию акта является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тексту распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа вышестоящей инстанции, который послужил основанием для издания данного акта. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть акта должна излагаться в повелительной форме и начинаться словами постановляю (приказываю). Распорядительная часть может делиться на пункты или подпункты, причем действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия (используются глаголы в неопределенной форме). В качестве исполнителя должны быть указаны организации или структурные подразделения.

Текстовую, содержательную часть организационнно-распорядительного или нормативно-правового акта следует располагать между реквизитами "заголовок к тексту" и "отметка о наличии приложения".

Стандартизация формы значительно упрощает работу с документацией, и, напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, существенно усложняет работу. Так, отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы. Отсутствие нужного адреса или ссылки на другие документы нередко требует наведения справок, а это неизбежно ведет к затрате времени, сил и средств.